¿Sabías que UNICATÓLICA cuenta con un Sistema de Gestión Documental?

Sistema Gestión Documental UNICATÓLICA
  • Fecha: marzo 12, 2019

Con el propósito de diseñar e implementar los procesos y procedimientos exigidos por la legislación nacional en materia archivística y de acuerdo a las necesidades institucionales, fue creada en el 2017 el área de Gestión Documental, adscrita a la Secretaría General UNICATÓLICA, para garantizar con su aplicación el trámite, conservación, salvaguarda y custodia de los documentos que hacen parte de la memoria institucional mediante el Archivo Central Institucional, constituido en el 2015; consolidando así, el ánimo de la institución por cumplir con la normatividad nacional, las buenas prácticas de gestión documental y el interés de trabajar por la mejora continua de los procesos institucionales.

En Colombia nace formalmente la gestión documental en el 2000 con la promulgación de la Ley 594, más conocida como la Ley General, la cual regula las prácticas del archivo público, archivo privado de interés público y del archivo total, y otras normas que exigen la adecuada administración, uso y salvaguarda de la información.

Por lo anterior, la aplicación de las buenas prácticas de gestión documental en UNICATÓLICA traerá como beneficio:

  • Productividad: procesos más agiles y oportunos de búsqueda y recuperación de la información (Archivo Central).
  • Automatización: acceso rápido y seguro a la información de la Institución, reduciendo los tiempos de búsqueda de información y, por consiguiente, de respuesta (Archivos de Gestión).
  • Racionalización: identificación y supresión de los procesos en los que se duplican los documentos de manera innecesaria.
  • Ahorro: al evitar la duplicidad de información se disminuye el consumo de papel, energía, tóner y demás elementos utilizado para imprimir, fotocopiar, etc.
  • Espacio: descongestión de las diferentes áreas de la Institución y en el Archivo Central, al almacenar y conservar lo realmente valioso para la UNICATÓLICA.
  • Cultura: los colaboradores tendrán un sentido más amplio de responsabilidad con el ambiente y un compromiso con la adecuada de administración y racionalización de la producción de documentos en los procesos del día a día.

Para Ingrid Liceth Suarez Rodríguez, coordinadora del Sistema de Gestión Documental, “actualmente el área se encuentra trabajando en la creación y actualización de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que permite conocer cuáles documentos se generan, tramitan y custodian en cada una de las dependencias y de acuerdo a su importancia se le asignan unos tiempos de retención tanto en el archivo de gestión (cada dependencia) como en el archivo central, con esto pretendemos conocer la información que cada área requiere para sus funciones y orientarlos para que realicen una adecuada administración, organización y uso de la documentación”.

Un proyecto de este resorte traerá consigo organización, manejo, control y conservación de los documentos de cada dependencia en sus diferentes formatos, por lo tanto, es fundamental la creación de una cultura sobre el uso adecuado de la documentación en la Institución a través de la capacitación continua, de manera que sea claro para los colaboradores, no solo la importancia de la organización, manejo y seguridad de la información, sino también la usabilidad y el ciclo vital de los documentos que se producen en la Institución.

 

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